自治体の文章が硬くなってしまう３つの理由と改善法

硬い文章をやわらかく、親しみやすく

自治体の文章について、研修でよく聞く声があります。

「どうしても文章が固くなってしまう」
「わかりやすく書こうとしているのに、読みにくくなる」

これは、多くの自治体で共通する悩みです。

では、なぜ硬くなってしまうのでしょうか。

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理由は「説明しよう」とするから

結論から言うと、文章が硬くなる一番の理由は
「説明しようとするから」です。

自治体の仕事では、

• 正確に伝える
• 誤解がないようにする
• 情報を漏れなく書く

ことが求められます。
そのため、どうしても「全部説明しよう」という意識が強くなります。

例えば、条件や補足を丁寧に盛り込むうちに、
一文が長くなりがちです。

また、複数の部署に広報課から原稿を依頼して集めるときに
「内容を省略せずこのまま載せてほしい」と頼まれることもあるそうです。

結果として、情報は正しいものの、読みにくい文章になってしまうのです。

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慣習による表現が使われ続けてきたから

自治体の文章では、これまで公文書で使われてきた硬い表現が使われがちです。
前例を大切にすること自体はよいのですが、
その表現が現在の読み手にとって分かりやすいかどうかは、
あらためて見直す余地があります。

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３つの「伝わるポイント」

文章をやわらかくする、イコール
言葉をくだけたものに変える、と思いがちです。

しかし、「やわらかさ」は言葉づかいだけで決まるわけではありません。
「伝わる文章」でまず意識するといい３つのポイントがあります

• 一文を短くする
• まず結論を書く
• 読み手の行動を意識する

これだけでも、文章は大きく変わります。

一文を短くする

一文は長くても、50文字以内にしましょう。
見出しは、さらに短く。
「その後に何が書かれているか」が分かるよう、具体的なものにします。

例えば、「お知らせ」という見出しだけでは、
何について書かれているのかが伝わりにくいですよね。
「子育て支援制度のお知らせ」なら、内容が分かります。

短く具体的に書かれていると
「自分に関係がある情報かどうか」、読み手は瞬時に判断できます。

まず結論を書く

結論から書かれていると、読み手は内容の見通しを持って読み進めることができます。

最初に要点を示すことで、
その情報が自分に関係があるかどうかを判断しやすくなり、
続きを読もうとするきっかけになります。

まずは「読まれる１行目」に注力しましょう。

読み手の行動を意識する

「この情報は、どんな場面で読まれるか」
「どんな人が読むか」
読み手を意識して書きましょう。

例えば、申込みが必要な案内であれば、
「いつまでに、どこで、どのように手続きするのか」が分かるように書きます。

読み手が迷わず行動できるように、
必要な情報を整理して示すことで、
伝えるだけでなく、実際の行動へとつながる文章になります。

まとめ：「正しく書く」から「伝わるように書く」へ

いかがでしたか。以上３つのポイントを意識するだけでも文章は変わります。

• 正しく書く、だけに終わらず
• 伝わるように書く

これだけで、文章は大きく変わります。

行政の文章は、正確であることが大切です。
しかしそれと同じくらい、読まれること、伝わることが大切なのです。

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